BPO (Business Process Outsourcing) sau externalizarea serviciilor se aplica in mai multe domenii, precum Finante, Administrare, HR, Contact Center. Cu siguranta, majoritatea companiilor iau in considerare la un moment dat externalizarea anumitor procese pentru a se concentra pe activitatea lor de baza si mai putin pe serviciile administrative sau de customer support, de exemplu.
Companiile de BPO contribuie si fac parte din procesul de crestere al partenerilor lor. Acestea lucreaza cu eficienta si realizeaza planuri bine stabilite pentru indeplinirea obiectivelor propuse. Pe langa servicii de inalta calitate, externalizarea proceselor operationale ajuta la optimizarea costurilor si ofera libertate de extindere a companiei, furnizand suficient timp pentru activitatea de baza.
Iata care sunt greselile de evitat atunci cand planuiesti sa externalizezi operatiunile companiei:
-
Sa gestionezi in continuare multiple operatiuni in-house
Din momentul in care business-ul tau incepe sa creasca, vei dori sa extinzi operatiunile. Totusi, este important sa analizezi modul in care vrei sa realizezi acest lucru, tinand cont de resursele necesare acestei operatiuni.
Te sfatuim sa iei in considerare procesele ce pot fi usor externalizate catre un partener. Acestea vor eficientizate, astfel incat sa nu iti consume prea mult timp, bani si resurse umane. Mai ales in domeniul Contact Center, ai nevoie de resurse umane calificate, pe care sa le instruiesti si sa le monitorizezi constant. Acest proces este unul amplu si poate afecta activitatile de baza ale companiei.
Sa presupunem ca vorbim despre o firma din domeniul bancar. In acest caz, in loc sa te preocupi de gestionarea operatiunilor ce tin de Customer Care si sa dezvolti un departament nou, care consuma resurse, ai putea sa te concentrezi pe operatiunile de natura financiara, pe analiza si vizualizarea posibilelor oportunitati de crestere ale companiei. In acelasi timp, activitatea de Customer Care va fi gestionata cu succes de catre o companie specializata.
In timp ce externalizezi serviciile de Customer Care unui partener specializat, tu iti poti concentra toata atentia pe dezvoltarea business-ului. Un partener BPO va fi la fel de interesat ca si tine de cresterea companiei si de obtinerea unor rezultate foarte bune.
-
Sa nu ai un plan bine definit
Profesionistii din domeniul BPO te pot ajuta cu o estimare a resurselor necesare pentru operatiunile pe care doresti sa le externalizezi. Totusi, tu esti cel care cunoaste cel mai bine compania. Astfel, inainte de a alege un furnizor, este important sa analizezi si sa stabilesti resursele de care ai nevoie. Cu cat oferi mai multe informatii viitorului partener, cu atat vei obtine o oferta mai buna, iar in timp rezultatele vor fi vizibile.
Cateva informatii pe care va trebui sa le stii sunt legate de clientii companiei tale, modul de abordare, numarul de apeluri, operatiuni lunare etc.
Cu ajutorul acestor informatii, este mai usor sa creezi o strategie eficienta de externalizare si un plan de actiune. Porneste cu informatii referitoare la volumul de interactiuni, necesarul de personal pentru aceste operatiuni, ierarhia din proiect (numarul de Quality Analyst, Team Leaderi etc).
-
Sa nu aloci suficient timp pentru alegerea unui partener
Exista mii de companii de BPO in intreaga lume, fiecare cu expertiza in mai multe domenii si cu o gama larga de servicii si oferte. Totusi, cum decizi pe cine sa alegi? Una dintre cele mai comune greseli pe care le poti face este sa alegi un partener de business fara a efectua o documentare in prealabil.
Este important sa cunosti piata de BPO, principalele companii din domeniu, care este procesul de selectie, dar si costurile ce implica alegerea unui partener. Te sfatuim sa cauti, sa analizezi, sa ceri oferte si sa acorzi un interes sporit acestui proces de externalizare.
Un prim pas in cautarea partenerului ideal pentru compania ta este sa stabilesti care sunt serviciile de care ai nevoie. Dupa identificarea nevoilor, afla cati dintre furnizorii de pe piata ofera aceste servicii.
Daca ai gasit cateva companii care te-ar interesa, poti sa afli care sunt industriile in care activeaza. Poți chiar sa cauti studiile lor de caz pentru a vedea rezultatele la care au ajuns cu proiecte asemanatoare.
Cauta testimonialele clientilor si intereseaza-te din surse impartiale in legatura cu serviciile oferite de furnizor. Afla daca valorile companiei tale corespund cu nevoile business-ului tau si contacteaza-i!
Pentru alegerea corecta, conform dorintelor si nevoilor tale, urmareste pasii de mai sus. De multe ori, primul rezultat de pe Google nu iti ofera exact ceea ce ai nevoie pentru profilul business-ului tau.
-
Sa nu comunici cu echipa dedicata proiectului
Externalizarea operatiunilor iti ofera mai mult timp pentru ceea ce conteaza cu adevarat in business-ul tau. Totodata, trebue sa comunici cu furnizorul, sa monitorizezi si sa fii la curent cu fiecare schimbare din proiect. Analizezeaza rapoartele si ofera feedback si imbunatatiri in mod constant.
Conform datelor stabilite pe parcursul colaborarii, echipa va urma cerintele tale si va ajuta la indeplinirea obiectivelor afacerii.
Comunicarea este esentiala in domeniul business, dar si in viata cotidiana. Comunica clar echipei ceea ce iti doresti, analizeaza si observa ce trebuie imbunatatit. Obiectivele stabilite initial vor fi atinse intr-un mod eficient.
Lipsa de comunicare afecteaza business-ul principal, echipa proiectului, dar si clientul final. In functie de rezultatele obtinute, poti adapta modul de abordare, impreuna cu partenerul de BPO.
Ia in considerare aceste 4 greseli in externalizarea de servicii si urmeaza pasii de mai sus. Astfel, vei avea clienti multumiti si rezultate foarte bune. Vezi solutiile noastre aici iar daca iti doresti sa obtii o oferta sau sa discuti cu un specialist despre nevoile afacerii tale, completeaza formularul: https://www.valoris.ro/contact.html. Suntem mai mult decat incantati sa te ajutam!
