Work-from-home a fost solutia prin care multe companii si-au continuat activitatea chiar si in contextul pandemiei de COVID-19. Totusi, intoarcerea la birou, chiar si partial, este necesara si foarte probabila in multe companii. Cea mai mare provocare legata de intoarcerea la birou este certitudinea angajatilor ca sunt protejati si ca lucreaza intr-un mediu sigur. Sunt apoi o serie lunga de provocari specifice fiecarei companii ce tin de ritm, de structura, de locatie, de masura in care revin toti angajatii sau doar o parte dintre ei si, evident, de respectarea recomandarilor legale. Toate acestea trebuiesc gestionate printr-un plan extins si detaliat.
Garantia succesului in crearea unui plan de revenire la birou, care sa ofere incredere tuturor, este analizarea tuturor sugestiilor, venite atat din partea managementului, cat si din partea anagajatilor. Pentru a concepe un plan, este nevoie de intalniri periodice, poate chiar zilnice cu angajati si manageri pentru stabilirea regulilor ce trebuie urmate.
Iata 5 idei folositoare pentru o tranzitie mai usoara de la biroul de acasa la cel de la sediu:
- Gestionati numarul angajatilor
Un numar mare de angajati care se intorc la munca, intr-un spatiu comun, creaza un mediu favorabil raspandirii virusurilor. Este, deci, foarte important sa gestionam cu atentie numarul acestora in relatie directa cu spatiul disponibil si gradul de ocupare care sa garanteze siguranta.
Planificati o reintoarcere esalonata la birou. Stabiliti un sistem, astfel incat un numar de angajati sa lucreze de la birou, prin rotatie, odata la cateva zile. Creati aceste grupuri, atat pentru a asigura acoperirea pe roluri, cat si pentru a sprijini distantarea angajatilor.
Primirea tuturor angajatilor la sediu in aceeasi zi prezinta un risc major si trebuie evitat.
- Mentineti modul de lucru work-from-home
Chiar daca spatiul de lucru este disponibil, este recomandat ca modul de lucru work-from-home sa continue pentru cel putin cateva luni dupa momentul de start al revenirii la sediu, atat din motive financiare, cat si operationale. Amenintarea COVID continua, iar evolutia numarului de cazuri poate duce oricand la noi masuri de izolare, prin urmare, trebuie sa fim prevazatori in aceasta privinta. Intoarcerea la sediu si mai apoi revenirea in sistemul remote, poate fi un factor perturbator pentru performanta angajatilor si implicit a companiei.
Organizatiile care decid intoarcerea la sediu, trebuie sa fie pregate si de momentul in care ar putea aparea un caz de infectare in interiorul companiei, ceea c ear putea determina revenirea la munca de acasa.
Un factor foarte important este comunicarea constanta cu angajatii companiei pentru a le reaminti regulile generale de preventie, dar si pentru a le intelege ingrijorarile, temerile si a cauta mereu solutii pentru a le gestiona.
- Reamenajati spatiul de lucru
Organizatiile trebuie sa fie proactive in reamenajarea spatiului de lucru pentru prevenirea raspandirii virusului. Desigur, reamenajarea se va face respectand normele in vigoare referitoare la masurile de preventie, cum ar fi distanta sociala minima intre birouri, purtarea mastii in interior, etc.
Este de preferat ca intre fiecare statie de lucru a agentilor, sa ramana un spatiu liber. De asemenea, un alt factor important ar fi ca fiecare agent sa aiba propriul birou unde sa lucreze, precum si propriul echipament tehnic (casti, tastatura, etc.).
Dupa fiecare utilizare, la finalul programului de munca, trebuie dezinfectat biroul, scaunul si echipamentul tehnic. Fiecare spatiu de lucru trebuie sa fie dotat cu produse speciale de dezinfectie, cum ar fi servetele umede, dezinfectant pentru suprafete, pentru maini etc.
De asemenea, ar trebui ca spatiul de lucru sa fie dezinfectat si curatat odata la cateva ore de personalul specializat.
Toate aceste operaiuni ar trebui integrate cat mai natural in activitatea zilnica, astfel incat ele sa fie adoptate cu usurinta de toata lumea si in acelasi timp sa nu devina un factor suplimentar de stres. Din fericire, in lunile care au trecut de la declansarea pandemiei, astfel de obiceiuri au inceput sa intre in rutina tuturor, ceea ce va ajuta in acceptarea lor si in spatiul de lucru.
- Motivati si ridicati moralul angajatilor
Pe langa aspectele practice, trebuie sa acordam o atentie sporita si componentei umane. Dupa luni de lucrat de acasa, intoarcerea din nou la birou poate deveni coplesitoare pentru multi dintre angajati.
Succesul unei companii are la baza angajati motivati, una dintre prioritatile echipei de manangement. Intelegerea preocuparilor si grijilor angajatilor cu privire la noul mod de operare si discutarea constanta si deschisa a acestora, atat in echipa cat si in discutii individuale, este o practica benefica.
Pentru a asigura o stare generala pozitiva atat pentru angajati, cat si pentru cultura organizationala, este necesara o comunicare eficienta, promovarea realizarilor angajatilor si conturarea unei perspective pozitive asupra viitorului. Competitiile interne, campaniile de informare si actiunile de promovare interna pot conduce la o implicare mai mare din partea lor si la cresterea notorietatii culturii organizationale.
- Comunicarea – calea catre normalitate
Comunicarea a avut de suferit in timpul pandemiei iar organizatiile si angajatii au trebuit sa se conformeze, efectiv peste noapte, noului stil de a comunica online, prin intermediul platformelor digitale. Totusi, pentru anumite organizatii sau departamente aceasta schimbare a fost benefica pentru ca au comunicat chiar mai mult decat o faceau in mod normal, atunci cand erau la sediu.
Progresul inregistrat in comunicarea dintre colegi sau echipe, obtinut in timpul work-from-home, trebuie mentinut la acelasi nivel ca pana acum. Este usor ca o schimbare de mediu sa provoace o perturbare a concentrarii, dar mentinerea liniilor de comunicare deschise ajuta la depasirea acestei provocari.
Pentru a afla sentimentul pe care il au angajatii fata de intoarcerea la birou si noul mod de comunicare, sunt recomandate sondaje care pot releva anumite aspecte la care poate, nu v-ati gandit.
